Communicatie in  veranderprojecten

Een organisatie veranderen is vaak een tumultueuze reis. Maar met duidelijke communicatie wordt het een opwindende kans voor groei en vooruitgang. Zeker als die communicatie uitgaat van een doordachte strategie. Door een open dialoog aan te moedigen, kanalen voor feedback te creëren en innovatieve tools en technologieën te gebruiken, kunnen organisaties het transformatieproces soepel laten verlopen en tegelijkertijd de betrokkenheid en tevredenheid van hun werknemers garanderen.

Om succesvol een verandering te managen, is het belangrijk om een duidelijke communicatiestrategie te hebben. Maar welke strategieën kan je gebruiken? En nog belangrijker, welke strategie is de beste voor jouw uitdagingen? In dit artikel nemen we een snelle duik in de verschillende opties die beschikbaar zijn om effectief te communiceren tijdens veranderprojecten in een organisatie.

Wat vormt de basis?

Bij het opmaken van je communicatiestrategie maak je beslissingen op een hoger niveau over de tone of voice,de frequentie, de boodschap en welke middelen je zal inzetten om gekozen doelgroepen te bereiken. Een communicatiestrategie voor een veranderingsproject bestaat uit verschillende onderdelen: je identificeert de doelgroepen en hun belang, je bepaalt de belangrijkste boodschappen en linkt deze aan het acceptatieproces van je veranderingen, je selecteert de juiste communicatiekanalen en je spreekt een feedbackmechanisme af.

Er bestaan talloze modellen om je te helpen met de verschillende aspecten van een communicatiestrategie. We overlopen kort enkele modellen in dit artikel, zoals het ADKAR-model, de nudge theory en de communication escalator. Ten slotte geven we je ook nog onze eigen kijk op de zaken mee.

Het ADKAR-model

Het bekende ADKAR-model van Prosci kent vijf stappen, dat organisaties begeleidt bij het ontwikkelen van een veranderingsstrategie die aansluit bij hun cultuur en aanpak. De vijf stappen, of vijf doelen, zijn een benadering om individuen en belanghebbendengroepen in je organisatie voor te bereiden op veranderingen. De stappen benoemen we als Bewustzijn, Verlangen, Kennis, Vaardigheid en Versteviging. Op vlak van communicatie kan je het ADKAR-model gebruiken om per doelgroep te beslissen welke communicatie je inzet, bijvoorbeeld hoe je hen eerst bewust gaat maken van de nood aan verandering, om daarna te bepalen hoe je hun zin tot verandering kan aanwakkeren, enzovoort.

De Communication Escelator

De Communication Escalator-strategie wordt bepleit door Bill Quirke, de beroemde theoreticus op het gebied van veranderingscommunicatie. Het model wordt niet voorgesteld als een lift, zoals de naam laat uitschijnen, maar door een trap met vijf treden:  bewustzijn, begrip, ondersteuning, betrokkenheid en toewijding. De betrokken actoren bewegen zich doorheen deze verschillende niveaus. Per niveau heb je dan een ideale communicatieactiviteit.

1. Bewustzijn: Eenrichtingsverkeer van informatie om belanghebbenden bewust te maken van het veranderingsproject en hoe het hun rol beïnvloedt.
2. Begrip: Belanghebbenden ontvangen meer gedetailleerde informatie en feedback wordt gevraagd om hun begrip te controleren.
3. Ondersteuning: Het doel is om attitudes te veranderen, zodat belanghebbenden positief en ondersteunend worden ten opzichte van de verandering.
4. Betrokkenheid: Belanghebbenden worden uitgenodigd om op een of andere manier betrokken te zijn bij het project, zoals deelname aan pilots.
5. Toewijding: Het hoogste niveau waar het doel is om belanghebbenden het project te laten vertegenwoordigen naar anderen toe en hen te laten verdedigen bij kritiek.

Let wel, niet alle belanghebbenden bereiken de top van de trap; dit hangt af van hun invloed op en impact van het project. Het is dus belangrijk om de actoren met het meeste invloed aan te spreken en diegene die het meest zullen worden beïnvloed.

Jouw keuze: maatwerk?

Eerlijk gezegd bestaat er geen ’one size fits all’ communicatieaanpak die naadloos op veranderingsprojecten in elke organisatie kan worden toegepast. De consultants van Arch leerden dat de meest effectieve aanpak bestaat uit het combineren van verschillende methodologieën en deze aan te passen aan de unieke omstandigheden en vereisten van jouw specifieke organisatie. Doe dat zorgvuldig en grondig, zet in op echt maatwerk. Je zal er de slaagkans van je veranderingsproject fundamenteel mee vergroten, tegelijkertijd de positieve resultaten voor je bedrijf maximaliseren.

Sommige veranderexperts stellen dat je je strategie kunt aanpassen aan het type organisatieverandering dat je gaat doorvoeren. Het kan bijvoorbeeld gaan om een grootschalige ontwikkelingsverandering die de deelname van je werknemers vereist, waardoor face-to-face en interpersoonlijke communicatie een belangrijk instrument wordt. Daarnaast kan zo’n grootschalige verandering het middenkader onzeker maken over de vragen die ze van hun medewerkers zouden kunnen krijgen. In dat geval kan je modelvragen en -antwoorden aan hen bezorgen, zodat hun reacties in lijn liggen met wat je als change manager van hen verwacht.

De beste mix maak je zelf, maar we helpen graag

We moeten benadrukken dat er niet één heilige communicatiestrategie is tijdens een voortdurende verandering in je organisatie. Je zet best in op maatwerk: je gaat je behoeften evalueren en de behoeften van je werknemers begrijpen. En dan maak je je eigen mix vanuit de nuttige hulpmiddelen en strategieën die er bestaan. Uiteraard kan je daarmee heel creatief aan de slag.

Je hoeft uiteraard niet alleen aan de slag te gaan. Arch staat je graag bij als Trusted Advisor bij je veranderingsprojecten! Contacteer ons dus voor een gratis intake-gesprek waarbij we samen kunnen bekijken wat de juiste oplossingen zijn voor uw veranderingen.